Werknemers aangeven in België

In het kader van een correcte opvolging door de Belgische sociale zekerheid moeten werkgevers twee soorten aangiften doen voor hun werknemers. Het gaat om de onmiddellijke aangifte (Dimona) en een kwartaalaangifte van prestaties en lonen (DmfA).

Om werknemers aan te geven, hebt u hun identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ) nodig. Heeft een werknemer nog geen INSZ, dan kunt u er een aanvragen voor die persoon met BelgianIDpro.

Elke indiensttreding en uitdiensttreding van een werknemer moet u verplicht aangeven bij de RSZ. Het is belangrijk dat u deze aangifte correct en op tijd doet: voordat een werknemer bij u begint te werken, moet er een Dimona voor hem of haar bestaan.

U gebruikt Dimona voor gelijk welk type arbeidscontract.

Een Dimona-aangifte doet u digitaal, in de beveiligde dienst Dimona. Om die te kunnen gebruiken, moet u zich registreren op het portaal van de Belgische sociale zekerheid.

Wat moet u aangeven?

Deze basisgegevens moet u invullen in Dimona:

het rijksregisternummer van de werknemer, of als u dat niet hebt, zijn of haar identificatiegegevens
bijkomende informatie over de werknemer: Paritair Comité en werknemerstype
de periode waarin de werknemer zal werken: begindatum en eventueel einddatum. Voor gelegenheidswerknemers: ook het begin- en einduur.

Een verklaring van begrippen zoals Paritair Comité en de werknemerstypes leest u op de pagina Welke basisgegevens meedelen van de website Administratieve instructies RSZ.

Elk kwartaal moet u als werkgever de prestaties en de lonen van uw werknemers aangeven in de multifunctionele aangifte DmfA. De gegevens uit de DmfA komen bij verschillende instellingen van de Belgische sociale zekerheid terecht.

Een DmfA-aangifte doet u digitaal, in de beveiligde onlinedienst DmfA. Om die te kunnen gebruiken, moet u zich registreren op het portaal van de Belgische sociale zekerheid.

Waarvoor dient de DmfA?

De belangrijkste doelstellingen van de DmfA zijn:

vaststellen hoeveel sociale bijdragen werkgevers en werknemers moeten betalen
de loon- en prestatiegegevens van alle werknemers eenmalig meedelen aan de overheid.

Een sociaal risico is een gebeurtenis waardoor de sociale positie van een werknemer onverwacht wijzigt. Het kan gaan om een ontslag, tijdelijke werkloosheid, langdurige ziekte, een arbeidsongeval...

Als werkgever bent u verplicht om een sociaal risico voor uw werknemers aan te geven bij de sociale zekerheidsinstellingen. Dit doet u via de beveiligde online dienst Aangifte Sociale Risico’s (ASR). Voordat u die kunt gebruiken, registreert u zich op het portaal van de sociale zekerheid.

Waarvoor dient de asr?

Op basis van uw aangifte kunnen de bevoegde sociale zekerheidsinstellingen bepalen of uw werknemer recht heeft op een uitkering. Dat kan gaan om:

een uitkering verschuldigd in uitvoering van de uitkeringsverzekering en moederschapsverzekering,
een uitkering naar aanleiding van een arbeidsongeval,
een werkloosheid-, inkomensgarantie- of activeringsuitkering.

Op welk moment dient u een ASR in?

Dat hangt af van de situatie. Sommige ASR’s moeten gebeuren op het moment dat het sociaal risico zich voordoet. Andere gebeuren maandelijks, zolang de sociaal verzekerde voldoet aan de voorwaarden om een uitkering te ontvangen. In bepaalde gevallen is een aangifte nodig als het sociaal risico ophoudt te bestaan.

Raadpleeg hiervoor, per ASR, de Administratieve Instructies ASR op het portaal van de sociale zekerheid.

Het Belgische socialezekerheidsstelsel is van toepassing op:

Werknemers die werken op Belgisch grondgebied en van wie de werkgever in België gevestigd is
Werknemers die afhangen van de Belgische zetel van een buitenlands bedrijf

Deze werknemers geeft u aan in Dimona en DmfA, net zoals uw Belgische werknemers.

De enige uitzonderingen zijn inwoners van landen waarmee België een in internationaal verdrag of een bilaterale overeenkomst afgesloten heeft die bepaalt dat het Belgische stelsel niet van toepassing is. De lijst van die landen vindt u op de pagina Overeenkomsten van de website Coming2Belgium.

Dimona, en vooral DmfA, zijn nauw verbonden met de Belgische arbeids- en socialezekerheidswetgeving. Omdat het van cruciaal belang is om ze correct in te vullen, zorgen de instellingen van de sociale zekerheid voor uitgebreide juridische toelichtingen. Deze toelichtingen worden voortdurend up-to-date gehouden. U vindt ze op het gedeelte Administratieve Instructies van het portaal van de Belgische sociale zekerheid.

Veel werkgevers besteden de aangiften uit aan een sociaal secretariaat (erkend door de minister van Sociale Zaken) of een dienstverrichter. Een erkend sociaal secretariaat mag uw sociale bijdragen innen; een dienstverrichter mag dat niet.

Om een mandataris aan te stellen voor uw aangiften, gebruikt u de beveiligde onlinedienst Mahis op het portaal van de Belgische sociale zekerheid.